วันจันทร์ที่ 3 ธันวาคม พ.ศ. 2555


หลักการออกแบบฐานข้อมูล
คือ ชุดของสารสนเทศที่มีโครงสร้างสม่ำเสมอ ชุดของสารสนเทศใด ๆ ก็อาจเรียกว่าเป็นฐานข้อมูลได้ ถึงกระนั้น คำว่าฐานข้อมูลนี้มักใช้อ้างถึงข้อมูลที่ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ และถูกใช้ส่วนใหญ่เฉพาะในวิชาการคอมพิวเตอร์ บางครั้งคำนี้ก็ถูกใช้เพื่ออ้างถึงข้อมูลที่ยังมิได้ประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์เช่นกัน ในแง่ของการวางแผนให้ข้อมูลดังกล่าวสามารถประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ได้
ฐานข้อมูลในลักษณะที่คล้ายกับฐานข้อมูลสมัยใหม่ ถูกพัฒนาเป็นครั้งแรกในทศวรรษ 1960 ซึ่งผู้บุกเบิกในสาขานี้คือ ชาลส์ บากแมน แบบจำลองข้อมูลสำคัญสองแบบเกิดขึ้นในช่วงเวลานี้ ซึ่งเริ่มต้นด้วย แบบจำลองข่ายงาน (พัฒนาโดย CODASYL) และตามด้วยแบบจำลองเชิงลำดับชั้น (นำไปปฏิบัติใน IMS) แบบจำลองทั้งสองแบบนี้ ในภายหลังถูกแทนที่ด้วย แบบจำลองเชิงสัมพันธ์ ซึ่งอยู่ร่วมสมัยกับแบบจำลองอีกสองแบบ แบบจำลองแบบแรกเรียกกันว่า แบบจำลองแบนราบ ซึ่งออกแบบสำหรับงานที่มีขนาดเล็กมาก ๆ แบบจำลองร่วมสมัยกับแบบจำลองเชิงสัมพันธ์อีกแบบ คือ ฐานข้อมูลเชิงวัตถุ หรือ โอโอดีบี3 (OODB)
ประวัติ ในขณะที่แบบจำลองเชิงสัมพันธ์ มีพื้นฐานมาจากทฤษฎีเซต ได้มีการเสนอแบบจำลองดัดแปลงซึ่งใช้ทฤษฎีเซตคลุมเครือ (ซึ่งมีพื้นฐานมาจากตรรกะคลุมเครือ) ขึ้นเป็นอีกทางเลือกหนึ่ง
ปัจจุบันมีการกล่าวถึงมาตรฐานโครงสร้างฐานข้อมูล เพื่อให้สามารถเชื่อมโยงฐานข้อมูลต่างระบบ ให้สืบค้นรวมกันเสมือนเป็นฐานข้อมูลเดียวกัน และการสืบค้นต้องแสดงผลตรงตามคำถาม มาตรฐานดังกล่าวได้แก่ XML RDF Dublin Core Metadata เป็นต้น และสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งที่จะช่วยให้การแลกเปลี่ยนข้อมูลรหว่างต่างหน่วยงานได้ดี คือการใช้ Taxonomy และ อรรถาภิธาน ซึ่งเป็นเครื่องมือสำหรับจัดการความรู้ในลักษณะศัพท์ควบคุม เพื่อจำกัดความหมายของคำที่ใช้ได้หลายคำในความหมายเดียวกัน


ระบบจัดการฐานข้อมูล
ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการฐานข้อมูลนั้น โดยทั่วไปเรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล หรือ ดีบีเอ็มเอส (DBMS - Database Management System) สถาปัตยกรรมซอฟต์แวร์ของดีบีเอ็มเอสอาจมีได้หลายแบบ เช่น สำหรับฐานข้อมูลขนาดเล็กที่มีผู้ใช้คนเดียว บ่อยครั้งที่หน้าที่ทั้งหมดจะจัดการด้วยโปรแกรมเพียงโปรแกรมเดียว ส่วนฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีผู้ใช้จำนวนมากนั้น ปกติจะประกอบด้วยโปรแกรมหลายโปรแกรมด้วยกัน และโดยทั่วไปส่วนใหญ่จะใช้สถาปัตยกรรมแบบรับ-ให้บริการ (client-server)
โปรแกรมส่วนหน้า (front-end) ของดีบีเอ็มเอส (ได้แก่ โปรแกรมรับบริการ) จะเกี่ยวข้องเฉพาะการนำเข้าข้อมูล, การตรวจสอบ, และการรายงานผลเป็นสำคัญ ในขณะที่โปรแกรมส่วนหลัง (back-end) ซึ่งได้แก่ โปรแกรมให้บริการ จะเป็นชุดของโปรแกรมที่ดำเนินการเกี่ยวกับการควบคุม, การเก็บข้อมูล, และการตอบสนองการร้องขอจากโปรแกรมส่วนหน้า โดยปกติแล้วการค้นหา และการเรียงลำดับ จะดำเนินการโดยโปรแกรมให้บริการ รูปแบบของระบบฐานข้อมูล มีหลากหลายรูปแบบด้วยกัน นับตั้งแต่การใช้ตารางอย่างง่าย ที่เก็บในแฟ้มข้อมูลแฟ้มเดียว ไปจนกระทั่งฐานข้อมูลขนาดใหญ่มาก ที่มีระเบียนหลายล้านระเบียน ซึ่งเก็บในห้องที่เต็มไปด้วยดิสก์ไดรฟ์ หรืออุปกรณ์หน่วยเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์รอบข้าง (peripheral) อื่น ๆ
การออกแบบฐานข้อมูล
การออกแบบฐานข้อมูล (Designing Databases) มีความสำคัญต่อการจัดการระบบฐานข้อมูล (DBMS) ทั้งนี้เนื่องจากข้อมูลที่อยู่ภายในฐานข้อมูลจะต้องศึกษาถึงความสัมพันธ์ของข้อมูล โครงสร้างของข้อมูลการเข้าถึงข้อมูลและกระบวนการที่โปรแกรมประยุกต์จะเรียกใช้ฐานข้อมูล ดังนั้น เราจึงสามารถแบ่งวิธีการสร้างฐานข้อมูลได้ 3 ประเภท
1. รูปแบบข้อมูลแบบลำดับขั้น หรือโครงสร้างแบบลำดับขั้น (Hierarchical data model) วิธีการสร้างฐาน ข้อมูลแบบลำดับขั้นถูกพัฒนาโดยบริษัท ไอบีเอ็ม จำกัด ในปี 1980 ได้รับความนิยมมาก ในการพัฒนาฐานข้อมูลบนเครื่องคอมพิวเตอร์ขนาดใหญ่และขนาดกลาง โดยที่โครงสร้างข้อมูลจะสร้างรูปแบบเหมือนต้นไม้ โดยความสัมพันธ์เป็นแบบหนึ่งต่อหลาย (One- to -Many)
2. รูปแบบข้อมูลแบบเครือข่าย (Network data Model) ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายมีความคล้ายคลึงกับฐาน ข้อมูลแบบลำดับชั้น ต่างกันที่โครงสร้างแบบเครือข่าย อาจจะมีการติดต่อหลายต่อหนึ่ง (Many-to-one) หรือ หลายต่อหลาย (Many-to-many) กล่าวคือลูก (Child) อาจมีพ่อแม่ (Parent) มากกว่าหนึ่ง สำหรับตัวอย่างฐานข้อมูลแบบเครือข่ายให้ลองพิจารณาการจัดการข้อมูลของห้องสมุด ซึ่งรายการจะประกอบด้วย ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง สำนักพิมพ์ ที่อยู่ ประเภท
3. รูปแบบความสัมพันธ์ข้อมูล (Relation data model) เป็นลักษณะการออกแบบฐานข้อมูลโดยจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปของตารางที่มีระบบคล้ายแฟ้ม โดยที่ข้อมูลแต่ละแถว (Row) ของตารางจะแทนเรคอร์ด (Record) ส่วน ข้อมูลนแนวดิ่งจะแทนคอลัมน์ (Column) ซึ่งเป็นขอบเขตของข้อมูล (Field) โดยที่ตารางแต่ละตารางที่สร้างขึ้นจะเป็นอิสระ ดังนั้นผู้ออกแบบฐานข้อมูลจะต้องมีการวางแผนถึงตารางข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ เช่นระบบฐานข้อมูลบริษัทแห่งหนึ่ง ประกอบด้วย ตารางประวัติพนักงาน ตารางแผนกและตารางข้อมูลโครงการ แสดงประวัติพนักงาน ตารางแผนก และตารางข้อมูลโครงการ
การออกแบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์
การออกแบบฐานข้อมูลในองค์กรขนาดเล็กเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งานอาจเป็นเรื่องที่ไม่ยุ่งยากนัก เนื่องจากระบบและขั้นตอนการทำงานภายในองค์กรไม่ซับซ้อน ปริมาณข้อมูลที่มีก็ไม่มาก และจำนวนผู้ใช้งานฐานข้อมูลก็มีเพียงไม่กี่คน หากทว่าในองค์กรขนาดใหญ่ ซึ่งมีระบบและขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน รวมทั้งมีปริมาณข้อมูลและผู้ใช้งานจำนวนมาก การออกแบบฐานข้อมูลจะเป็นเรื่องที่มีความละเอียดซับซ้อน และต้องใช้เวลาในการดำเนินการนานพอควรทีเดียว ทั้งนี้ ฐานข้อมูลที่ได้รับการออกแบบอย่างเหมาะสมจะสามารถตอบสนองต่อความต้องการของผู้ใช้งานภายในหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กรได้ ซึ่งจะทำให้การดำเนินงานขององค์กรมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น เป็นผลตอบแทนที่คุ้มค่าต่อการลงทุนเพื่อพัฒนาระบบฐานข้อมูลภายในองค์กรทั้งนี้ การออกแบบฐานข้อมูลที่นำซอฟต์แวร์ระบบจัดการฐานข้อมูลมาช่วยในการดำเนินการ สามารถจำแนกหลักในการดำเนินการได้ 6 ขั้นตอน คือ
1.การรวบรวมและวิเคราะห์ความต้องการในการใช้ข้อมูล
2.การเลือกระบบจัดการฐานข้อมูล
3.การออกแบบฐานข้อมูลในระดับแนวคิด
4.การนำฐานข้อมูลที่ออกแบบในระดับแนวคิดเข้าสู่ระบบจัดการฐานข้อมูล
5.การออกแบบฐานข้อมูลในระดับกายภาพ
6.การนำฐานข้อมูลไปใช้และการประเมินผล

การออกแบบฐานข้อมูลในระดับตรรกะ
การออกแบบฐานข้อมูลในระดับตรรกะ หรือในระดับแนวความคิด เป็นขั้นตอนการออกแบบความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลในระบบโดยใช้แบบจำลองข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ซึ่งอธิบายโดยใช้แผนภาพแสดงความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูล (E-R Diagram) จากแผนภาพ E-R Diagram นำมาสร้างเป็นตารางข้อมูล (Mapping E-R Diagram to Relation) และใช้ทฤษฏีการ Normalization เพื่อเป็นการรับประกันว่าข้อมูลมีความซ้ำซ้อนกันน้อยที่สุด
ความสำคัญของการประมวลผลแบบระบบฐานข้อมูล
จากการจัดเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลจะก่อให้เกิดประโยชน์ดังนี้
1. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้
การเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Redundancy) ดังนั้นการนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะชาวยลดปัญหาการเกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูลได้ โดยระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS) จะช่วยควบคุมความซ้ำซ้อนได้ เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลจะทราบได้ตลอดเวลาว่ามีข้อมูลซ้ำซ้อนกันอยู่ที่ใดบ้าง
2. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้
หากมีการเก็บข้อมูลชนิดเดียวกันไว้หลาย ๆ ที่และมีการปรับปรุงข้อมูลเดียวกันนี้ แต่ปรับปรุงไม่ครบทุกที่ที่มีข้อมูลเก็บอยู่ก็จะทำให้เกิดปัญหาข้อมูลชนิดเดียวกัน อาจมีค่าไม่เหมือนกันในแต่ละที่ที่เก็บข้อมูลอยู่ จึงก่อใให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลขึ้น (Inconsistency)
3. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้
ฐานข้อมูลจะเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน ดังนั้นหากผู้ใช้ต้องการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลต่างๆ ก็จะทำได้โดยง่าย
4. สามารถรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล
บางครั้งพบว่าการจัดเก็บข้อมูลในฐานข้อมูลอาจมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น จากการที่ผู้ป้อนข้อมูลป้อนข้อมูลผิดพลาดคือป้อนจากตัวเลขหนึ่งไปเป็นอีกตัวเลขหนึ่ง โดยเฉพาะกรณีมีผู้ใช้หลายคนต้องใช้ข้อมูลจากฐานข้อมูลร่วมกัน หากผู้ใช้คนใดคนหนึ่งแก้ไขข้อมูลผิดพลาดก็ทำให้ผู้อื่นได้รับผลกระทบตามไปด้วย ในระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) จะสามารถใส่กฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่เกดขึ้น
5. สามารถกำหนดความป็นมาตรฐานเดียวกันของข้อมูลได้
การเก็บข้อมูลร่วมกันไว้ในฐานข้อมูลจะทำให้สามารถกำหนดมาตรฐานของข้อมูลได้รวมทั้งมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลให้เป็นไปในลักษณะเดียวกันได้ เช่นการกำหนดรูปแบบการเขียนวันที่ ในลักษณะ วัน/เดือน/ปี หรือ ปี/เดือน/วัน ทั้งนี้จะมีผู้ที่คอยบริหารฐานข้อมูลที่เราเรียกว่า ผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA) เป็นผู้กำหนดมาตรฐานต่างๆ
6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้
ระบบความปลอดภัยในที่นี้ เป็นการป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่มีสิทธิมาใช้ หรือมาเห็นข้อมูลบางอย่างในระบบ ผู้บริหารฐานข้อมูลจะสามารถกำหนดระดับการเรียกใช้ข้อมูลของผู้ใช้แต่ละคนได้ตามความเหมาะสม
7. เกิดความเป็นอิสระของข้อมูล
ในระบบฐานข้อมูลจะมีตัวจัดการฐานข้อมูลที่ทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงกับฐานข้อมูล โปรแกรมต่าง ๆ อาจไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างข้อมูลทุกครั้ง ดังนั้นการแก้ไขข้อมูลบางครั้ง จึงอาจกระทำเฉพาะกับโปรแกรมที่เรียกใช้ข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงเท่านั้น ส่วนโปรแกรมที่ไม่ได้เรียกใช้ข้อมูลดังกล่าว ก็จะเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลง

รูปแสดงตารางพนักงาน
2. ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย (Network Database)
ฐานข้อมูลแบบเครือข่ายจะเป็นการรวมระเบียนต่าง ๆ และความสัมพันธ์ระหว่างระเบียนแต่จะต่างกับฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ คือ ในฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จะแฝงความสัมพันธ์เอาไว้ โดยระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันจะต้องมีค่าของข้อมูลในแอททริบิวต์ใดแอททริบิวต์หนึ่งเหมือนกัน แต่ฐานข้อมูลแบบเครือข่าย จะแสดงความสัมพันธ์อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น
3. ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น (Hierarchical Database)
ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น เป็นโครงสร้างที่จัดเก็บข้อมูลในลักษณะความสัมพันธ์แบบพ่อ-ลูก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรือเป็นโครงสร้างรูปแบบต้นไม้ (Tree) ข้อมูลที่จัดเก็บในที่นี้ คือ ระเบียน (Record) ซึ่งประกอบด้วยค่าของเขตข้อมูล (Field) ของเอนทิตี้หนึ่ง ๆ
ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้นนี้คล้ายคลึงกับฐานข้อมูลแบบเครือข่าย แต่ต่างกันที่ฐานข้อมูลแบบลำดับชั้น มีกฎเพิ่มขึ้นมาอีกหนึ่งประการ คือ ในแต่ละกรอบจะมีลูกศรวิ่งเข้าหาได้ไม่เกิน 1 หัวลูกศร
โปรแกรมฐานข้อมูลที่นิยมใช้
โปรแกรมฐานข้อมูล เป็นโปรแกรมหรือซอฟแวร์ที่ช่วยจัดการข้อมูลหรือรายการต่าง ๆ ที่อยู่ในฐานข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเรียกใช้ การปรับปรุงข้อมูล
โปรแกรมฐานข้อมูล จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งโปรแกรมฐานข้อมมูลที่นิยมใช้มีอยู่ด้วยกันหลายตัว เช่น Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เป็นต้น โดยแต่ละโปรแกรมจะมีความสามารถต่างกัน บางโปรแกรมใช้ง่ายแต่จะจำกัดขอบเขตการใช้งาน บ่งโปรแกรมใช้งานยากกว่า แต่จะมีความสามารถในการทำงานมากกว่า
โปรแกรม Access นับเป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันมากในขณะนี้ โดยเฉพาะในระบบฐานข้อมูลขนาดใหญ่ สามารถสร้างแบบฟอร์มที่ต้องการจะเรียกดูข้อมูลในฐานข้อมูล หลังจากบันทึกข้อมูลในฐานข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะสามารถค้นหาหรือเรียกดูข้อมูลจากเขตข้อมูลใดก็ได้ นอกจากนี้ Access ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล โดยการกำหนดรหัสผ่านเพื่อป้องกันความปลอดภัยของข้อมูลในระบบได้ด้วย
โปรแกรม FoxPro เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้งานมากที่สุด เนื่องจากใช้ง่ายทั้งวิธีการเรียกจากเมนูของ FoxPro และประยุกต์โปรแกรมขึ้นใช้งาน โปรแกรมที่เขียนด้วย FoxPro จะสามารถใช้กลับ dBase คำสั่งและฟังก์ชั่นต่าง ๆ ใน dBase จะสามารถใช้งานบน FoxPro ได้ นอกจากนี้ใน FoxPro ยังมีเครื่องมือช่วยในการเขียนโปรแกรม เช่น การสร้างรายงาน
โปรแกรม dBase เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลชนิดหนึ่ง การใช้งานจะคล้ายกับโปรแกรม FoxPro ข้อมูลรายงานที่อยู่ในไฟล์บน dBase จะสามารถส่งไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได้ และแม้แต่ Excel ก็สามารถอ่านไฟล์ .DBF ที่สร้างขึ้นโดยโปรแกรม dBase ได้ด้วย
โปรแกรม SQL เป็นโปรแกรมฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างของภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน มีประสิทธิภาพการทำงานสูง สามารถทำงานที่ซับซ้อนได้โดยใช้คำสั่งเพียงไม่กี่คำสั่ง โปรแกรม SQL จึงเหมาะที่จะใช้กับระบบฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ และเป็นภาษาหนึ่งที่มีผู้นิยมใช้กันมาก โดยทั่วไปโปรแกรมฐานข้อมูลของบริษัทต่าง ๆ ที่มีใช้อยู่ในปัจจุบัน เช่น Oracle, DB2 ก็มักจะมีคำสั่ง SQL ที่ต่างจากมาตรฐานไปบ้างเพื่อให้เป็นจุดเด่นของแต่ละโปรแกรมไป
ข้อดีของฐานข้อมูล
การจัดเก็บข้อมูลเป็นฐานข้อมูลได้เปรียบกว่าการจัดเก็บข้อมูลแบบแฟ้มข้อมูล ดังนี้
1. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลแบบแฟ้มข้อมูล โดยข้อมูลเรื่องเดียวกันอาจมีอยู่หลายแฟ้มข้อมูล ซึ่งก่อให้เกิดความขัดแย้งของข้อมูลได้ ( Inconsistency )
2. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บข้อมูลรวมไว้ด้วยกัน เมื่อผู้ใช้ต้องการข้อมูลจากฐานข้อมูล ซึ่งเป็นข้อมูลที่มาจากแฟ้มข้อมูลที่แตกต่างกันจะทำได้ง่าย
3. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล การจัดเก็บข้อมูลในลักษณะแฟ้มข้อมูล อาจทำให้ข้อมูลประเภทเดียวกันถูกเก็บ ไว้หลาย ๆ แห่ง ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน (Reclundancy ) การนำข้อมูลมารวมเก็บไว้ในฐานข้อมูล จะช่วยลดปัญหา ความซ้ำซ้อนได้
4. รักษาความถูกต้อง ฐานข้อมูลบางครั้งอาจมีข้อผิดพลาดขึ้น เช่น การป้อนข้อมูลผิด ซึ่งระบบการจัดการฐานข้อมูล สามารถระบุกฎเกณฑ์เพื่อควบคุมความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้
5. สามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้ เพราะในระบบฐานข้อมูลจะมีกลุ่มบุคคลที่คอยบริหารฐานข้อมูล กำหนดมาตรฐานต่าง ๆ ในการจัดเก็บข้อมูลในลักษณะเดียวกัน
6. สามารถกำหนดระบบความปลอดภัยของข้อมูลได้ ผู้บริหารระบบฐานข้อมูลสามารถกำหนดการเรียกใช้ข้อมูลของ ผู้ใช้แต่ละคนให้แตกต่างกันตามหน้าที่ ความรับผิดชอบได้ง่าย
7. ความเป็นอิสระของข้อมูลและโปรแกรม โปรแกรมที่ใช้ในแต่ละแฟ้มข้อมูลจะมีความสัมพันธ์กับแฟ้มข้อมูลโดยตรง ถ้าหากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูลก็ทำการแก้ไขโปรแกรมนั้น ๆ

ข้อเสียของฐานข้อมูล
การเก็บข้อมูลรวมเป็นฐานข้อมูลมีข้อเสีย ดังนี้คือ
1. มีต้นทุนสูง ระบบฐานข้อมูลก่อให้เกิดต้นทุนสูง เช่น ซอฟท์แวร์ที่ใช้ในการจัดการระบบฐานข้อมูล บุคลากร ต้นทุน ในการปฏิบัติงาน และ ฮาร์ดแวร์ เป็นต้น
2. มีความซับซ้อน การเริ่มใช้ระบบฐานข้อมูล อาจก่อให้เกิดความซับซ้อนได้ เช่น การจัดเก็บข้อมูล การออกแบบฐาน ข้อมูล การเขียนโปรแกรม เป็นต้น
3. การเสี่ยงต่อการหยุดชะงักของระบบ เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในลักษณะเป็นศูนย์รวม (Centralized Database System ) ความล้มเหลวของการทำงานบางส่วนในระบบอาจทำให้ระบบฐานข้อมูลทั้งระบบหยุดชะงักได้






 



ตัวอย่าง ฐานข้อมูล  หน้าตา ฐานข้อมูล รูปแบบ 

BkrentGroup

หน้า รายการยืม /คืน/ค้นหาหนังสือ/บริการสมาชิก

หน้าจอจะปรากฏปุ่มต่างๆ ดังนี้
1. เช่าหนังสือ (F1)
2. คืนหนังสือ (F2)
3. ค้นหาหนังสือ (F3)
4. บริการสมาชิก (F4)
5. ขายสินค้า (F5)
6. ระบบจองหนังสือ
7. ระบบ เช่า-ยืม
8. ระบบประวัติหนังสือ
9. ระบบสำรองข้อมูล
10. จบ (F12)


 

หน้าเช่าหนังสือ (F1) วิธีการใช้งาน
1. ใส่รหัสสมาชิก จะปรากฎชื่อสมาชิกขึ้นมาอัตโนมัติ หากสมาชิกมีรูปจะถูกแสดงขึ้นมาแบบอัติโนมัติ
2. เลือกประเภทการเช่า ซึ่งเป็นการเลือกชนิดของการใช้บัตรต่างๆวางประกันหรือการใช้เงิน
สดวางประกันค่าหนังสือไว้ (ถ้าเลือกประเภทการเช่าโดยการวางเงินสดจะมีช่องให้ใส่จำนวนเงินที่วางประกันหรือเงินมัดจำที่ใต้ช่องเงินประกันคงเหลือ)
3. ใช้เมาส์คลิกที่ช่องรหัสหนังสือแล้วกด enter ถ้าใช้เครื่องสแกนบาร์
โค๊ดไม่ต้องกด enter ให้สแกนเล่มต่อไปได้เลย
4. เมื่อทำการใช่รหัสหนังสือแล้ว ข้อมูลของหนังสือจะปรากฎขึ้นที่หน้าจอโดยอัตโนมัติที่
ช่อง รวมราคาปก และในตาราง รหัส ชื่อหนังสือ ราคาปก ค่าเช่า/วัน จำนวนเล่ม
5. ทำการบันทึกข้อมูลหลังจากสแกนหนังสือครบจำนวนที่ผู้เช่าทำความต้องการเช่า ตามจำนวนที่มีการทำรายการหนังสือ กดปุ่ม SAVE บันทึกข้อมูล หรือกด
(F7)
6. หากป้อนข้อมูลผิดพลาดให้กดปุ่ม ยกเลิก ทำรายการใหม่ หรือกด (F9) แล้วทำซ้ำในข้อ 1-5
7. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F10)
8. หากต้องการค้างชำระ ให้รับค่าเช่าตามยอดจริง
รายละเอียดการแสดงค่าต่างๆของหน้าเช่า
กรณีทำส่วนลดค่าเช่า
อื่นๆ

ตัวอย่างการคืนหนังสือ (F2) วิธีการใช้งานดังนี้

เมื่อคลิกที่ปุ่ม คืนหนังสือ หรือกด(F2) หน้าจอจะปรากฎการคืนหนังสือ โดยเริ่มต้น ดังนี้
1. ช่องรหัสหนังสือ คือ ช่องที่จะต้องใส่เลขรหัสหนังสือที่ถูกเช่าแล้วโดยจะต้องใส่ตัวเลขรหัสหนังสือเล่มนั้นลงไปแล้วกด enter ก่อนจะใส่เลขรหัสเล่มต่อไป หรือใช้เครื่อง สแกน ทำการสแกนบาร์โค๊ดที่ติดอยู่ที่หน้าปกหนังสือแต่ละเล่มโดยไม่ต้องกด enter
2. เมื่อทำการใส่เลขรหัสลงในช่อง รหัส แล้วจะปรากฎรายละเอียดการเช่าโดยอัตโนมัติ คือในช่อง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก ค่าเช่าค้างชำระ รวมราคาปก ประเภทบัตร เงินประกันเหลือ จำนวนหนังสือค้างส่ง และรวมค่าเช่า(แสดงค่าเช่ารวมและในตารางจะแสดง รหัส ชื่อหนังสือ วันที่เช่า จำนวนวัน และรวมค่าเช่า โปรแกรมจะทำการคำนวณราคาค่าเช่าหนังสือโดยอัตโนมัติตามวันที่เช่าไปจริง(คิดตามวันเวลาในเครื่องคอมฯ)
3. โปรแกรมจะมีส่วนของการตรวจสอบหนังสือค้างส่งของสมาชิกแต่ละคนได้ ถ้าต้องการ
ดูว่าสมาชิกท่านใดค้างส่งหนังสือเล่มใดบ้าง สามารถตรวจสอบได้โดยกดปุ่ม แสดงหนังสือค้างส่งหรือกด(F6)
4. เมื่อรับค่าเช่าตามจำนวนที่ระบุไว้ในโปรแกรม ให้กรอกข้อมูลค่าเช่าที่รับมาในช่อง รับ
ชำระค่าเช่า ถ้าต้องการลดค่าเช่าให้ลูกค้า ต้องกรอกตัวเลขส่วนลดลงในช่อง ส่วนลดค่าเช่าหนังสือแต่จะต้องหักลบจำนวนเงินค่าเช่าที่รับชำระลงในช่อง รับชำระค่าเช่า ด้วย
5. ถ้าในกรณีที่ผู้เช่าวางเงินสดประกันไว้ ให้ใส่ตัวเลขจำนวนเงินที่วางประกันไว้ในช่อง คืน
เงินประกัน ด้วย
6. ทำการเก็บข้อมูลทุกครั้งเมื่อมีการทำรายการโดยกดปุ่ม SAVE เก็บข้อมูลหรือกด (F7)
7. ถ้าผู้เช่าจ่ายค่าเช่าไม่ครบตามจำนวนค่าเช่าหรือค้างชำระไว้ ให้กรอกจำนวนเงินที่รับมา
จริง ในช่อง รับชำระค่าเช่า เช่น ค่าเช่า 35 บาท จ่ายจริง 30 บาทให้กรอกข้องมูล 30 ลงไป เมื่อทำการกดปุ่ม SAVE เก็บข้อมูล หรือกด(F7) โปรแกรมจะบันทึกไว้ว่าสมาชิกท่านนั้นมีค่าเช่าค้างชำระเป็นเงิน 5 บาท
8. ถ้าต้องการทำรายการใหม่ให้กดปุ่ม ยกเลิก รายการใหม่ หรือกด (F9) แล้วทำซ้ำข้อ1-7
3. ค้นหาหนังสือ (F3) วิธีการใช้งานดังนี้
เมื่อคลิกปุ่ม ค้นหาหนังสือ หรือกด (F3) หน้าจอ จะปรากฏ เงื่อนไขการค้นหาหนังสือ
1. พิมพ์ชื่อหนังสือหรือข้อมูลหนังสือที่ต้องการค้นหา กดปุ่ม ค้นหา หรือกด (F5
โปรแกรมจะแสดงข้อมูลของหนังสือเล่มนั้นๆโดยอัตโนมัติ รายละเอียดดังนี้คือ รหัส ชื่อหนังสือ ลำดับ ราคาปก ค่าเช่า/วัน จำนวนที่อยู่ในร้าน(หนังสือถูกเช่าไปหรือไม่ ถ้าเป็น 0 แสดงว่าหนังสือถูกเช่าไปแล้วไม่อยู่ในร้าน ข้อมูลจะแสดงจำนวนหนังสือเล่มนั้นๆตรวจสอบหนังสือที่อยู่ในร้านครบหรือไม่)และแสดงวันที่ครบกำหนดคืน
2. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F10)
4. บริการสมาชิก (F4) วิธีการใช้งานดังนี้
เมื่อกดปุ่ม บริการสมาชิก หรือกด (F4) หน้าจอจะปรากฎส่วนของการบริการสมาชิกเพื่อเป็นการตรวจสอบข้อมูลต่างๆเกี่ยวกับสมาชิก ดังนี้
1. กรอกรหัสสมาชิก หรือชื่อสมาชิก เครื่องจะแสดงข้อมูลของสมาชิกโดยอัตโนมัติ
2. ถ้าสมาชิกมีค่าเช่าค้างชำระก็จะปรากฎจำนวนเงินที่ค้างชำระ ถ้าสมาชิกต้องการจ่ายให้
กรอกข้อมูลที่ช่อง ชำระค่าเช่างวดนี้ ตามจำนวนที่รับมา แล้วกด SAVE เก็บข้อมูล หรือ กด(F5)
3. ถ้าสมาชิกมีหนังสือค้างส่งในช่อง ค้างส่ง จะปรากฏจำนวนเล่มที่ค้างส่ง สามารถตรวจ
สอบรายชื่อหนังสือค้างส่งได้ เมื่อกดปุ่ม หนังสือค้างส่ง หรือกด (F7) จะ ปรากฏข้อมูลในตารางดังนี้ วันที่เช่า รหัส รายชื่อหนังสือค้างส่ง ราคาปก ราคาเช่า
4. ถ้าต้องการดูรายชื่อหนังสือที่สมาชิกรายนั้นๆเคยเช่าไปแล้วสามารถดูได้จากประวัติการ
เช่า กดปุ่ม ประวัติการเช่า หรือกด (F6) หน้าจอจะปรากฏ เลขรหัส รายชื่อหนังสือ วันที่เช่า ของสมาชิกรายนั้นๆที่เคยเช่าไปแล้วจนถึงปัจจุบัน
5. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F10)
รายงาน
ในส่วนของการรายงานนั้นจะเป็นขั้นตอนของการตรวจเช็คข้อมูลต่างๆซึ่งจะเเป็นการแสดงรายละเอียดของข้อมูลต่างๆตามที่เราต้องการทราบ ดังนี้
พิมพ์รายชื่อหนังสือ เป็นการแสดงรายงานรายชื่อหนังสือ สามารถระบุ สนพผู้แต่ง ประเภทหนังสือ
พิมพ์บาร์โค๊ดติดหนังสือ เป็นการสร้างบาร์โค๊ดที่ใช้ติดปกหนังสือ ซึ่งสามารถกำหนดรหัสเริ่มต้นได้ สั่งพิมพ์ระบุจำนวนได้
พิมพ์บัตรสมาชิก บาร์โค๊ด เป็นการสร้างบัตรสมาชิกซึ่งเป็นจะรหัสสมาชิก บาร์โค๊ด สามารถกำหนดรหัสสมาชิกได้ สั่งพิมพ์ระบุจำนวนได้
รายงานรายชื่อสมาชิก เป็นการแสดงข้อมูล รายชื่อ รายละเอียดของสมาชิก โดยกำหนดรหัสสมาชิกที่ต้องการทราบข้อมูลได้ หรือทีละหลายๆรหัสสมาชิกได้ หรือจะกำหนดจากวันที่เกิดของสมาชิกได้แล้วพิมพ์รายงานออกมา
รายงานหนังสือใหม่ เป็นการรายงานหนังสือที่ทำรหัสใหม่ ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบว่ามีหนังสือใหม่เข้าร้านหรือไม่ แล้วพิมพ์รายงานออกมา
รายงานสรุปรายได้จากการให้เช่าหนังสือ เป็นการรายงานรายได้ในแต่ละวันที่ได้รับค่าเช่าซึ่งจะรายงาน วันที่ จำนวนสมาชิกที่เข้าร้านแล้วจ่ายค่าเช่า จำนวนค่าเช่าที่ได้รับวันนั้นๆ จำนวนส่วนลดในวันนั้นๆ ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบ
รายงานรายละเอียดรายได้จากการให้เช่าหนังสือ เป็นการรายงานรายละเอียดรายได้ที่ได้จากสมาชิกแต่ละคนในแต่ละวัน ซึ่งจะรายงาน วันที่ รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก จำนวนค่าเช่าที่ได้รับวันนั้นๆ ส่วนลดผู้รับ เวลาที่รับค่าเช่า ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบแล้วพิมพ์รายงานออกมา
รายงานสรุปเงินประกันเข้า/ออก เป็นการสรุปรายงานจำนวนเงินจากการวางเงินประกัน ที่เข้า/ออก จากสมาชิกรายใดบ้าง และได้คืนให้แก่สมาชิกรายใดบ้าง ซึ่งสามารถตรวจสอบวันเวลาได้ ซึ่งสามารถเรียกดูได้โดยระบุวันที่เดือน ปี ที่ต้องการทราบแล้วพิมพ์รายงานออกมา
รายงานรายละเอียดเงินประกันคงเหลือ เป็นการรายงานรายละเอียดเงินประกันคงเหลือของสมาชิกแต่ละคนในแต่ละวัน ซึ่งจะรายงาน รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก ที่อยู่ เงินประกัน รวมเงิน ซึ่งสามารถเรียกดูได้
รายงานสรุปค้างชำระค่าเช่า เป็นการรายงานข้อมูลของสมาชิกทั้งหมด ที่ค้างชำระค่าเช่าหนังสือซึ่งจะแสดง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก ที่อยู่ ค้างค่าเช่า และยอดรวม
รายงานสรุปค่าใช้จ่ายประจำงวด เป็นการรายงานสรุปค่าใช้จ่ายที่เราทำการบันทึกไว้ ที่ส่วน รายการค่าใช้จ่ายประจำวัน ซึ่งเราสามารถตรวจสอบดูได้ในส่วนนี้ ซึ่งจะแสดง วันที่ ค่าใช้จ่าย รายละเอียดค่าใช้จ่าย จำนวนจ่าย ผู้พิมพ์บันทึกค่าใช้จ่าย และเวลา
รายงานหนังสือส่งคืนเข้าร้าน เป็นการแสดงรายละเอียดการส่งหนังสือคืนเข้าร้าน ซึ่งจะแสดง วันที่ รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ จำนวนวันที่เช่า ค่าเช่า/วัน รวมค่าเช่า เวลา
รายงานหนังสือค้างส่ง เป็นการรายงานหนังสือค้างส่งของสมาชิก โดยสามารถตรวจสอบและเรียกดูได้โดย ระบุรหัสสมาชิกที่ต้องการทราบ(สามารถดูได้หลายสมาชิกแล้วพิมพ์รายงานออกมา
รายงานความเคลื่อนไหวหนังสือ จะเป็นการตรวจสอบความเคลื่อนไหวหนังสือที่ถูกเช่ามากที่สุดและน้อยที่สุด โดยระบุวันที่ เดือน ปี ที่เริ่มต้นถึงวันที่ต้องการทราบ แล้วพิมพ์รายงานออกมา
รายงานหนังสือจะสูญหาย เป็นการประเมิณความน่าจะเป็นว่าหนังสือได้หายจากร้านดดยลูกค้าไม่นำมาคืน
-รายงาน จดหมาย คือการออกจดหมายทวงแก่สมาชิกนั้นๆโดยกำหนด จากรหัสสมาชิก
รายงาน
หมายเหตุ : ในส่วนของการรายงานนี้สามารถพิมพ์รายงานทางเครื่องพิมพ์ได้
ข้อมูลหลัก
เป็นการกำหนดรายละเอียดข้อมูลต่างๆ ที่ต้องการเพื่อเก็บบันทึก จัดหมวด จัดระบบ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบ ดังนี้ ข้อมูลหนังสือ เป็นการเรียกดูข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับหนังสือ หน้าจอปรากฏเหมือนการเพิ่มหนังสือใหม่ ซึ่งสามารถปรับปรุงแก้ไขและลบ ได้ การเพิ่มหนังสือใหม่
1. รหัสหนังสือคือจำนวนหนังสือที่ต้องการจัดเก็บในฐานข้อมูล แนะนำโปรแกรมนี้จะตั้งไว้ที่ 6 หลัก ควรเริ่มหนังสือเล่มแรกเป็น 000001 หรือแล้วแต่จะกำหนด การบันทึกข้อมูลในเล่มต่อไปโปรแกรมจะตั้งให้เป็น
2. ควรกรอกข้อมูลให้ครบทุกช่อง เพื่อเป็นข้อมูลในการค้นหาหนังสือและการทำประวัติ
หนังสือและการกำหนดค่าเช่า
3. หากต้องการลบ ข้อมูลหนังสือเล่มใดๆ ออกจากโปรแกรมให้ใส่รหัสหนังสือนั้นลงไปในช่อง
รหัสหนังสือกด enter จะปรากฎชื่อและประวัติของหนังสือนั้น คลิกที่ปุ่ม DEL ลบข้อมูล หรือกด(F3) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการลบข้อมูลหรือไม่ อีกครั้ง ถ้าต้องการลบให้ OK ถ้าไม่ต้องการลบกด CANCEL
4. หากต้องการแก้ไขข้อมูลหนังสือ ให้ใส่รหัสหนังสือที่ต้องการนั้นลงไปในช่องรหัสหนังสือ
จะปรากฎชื่อและประวัติของหนังสือนั้น ทำการแก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการได้ คลิกที่ปุ่ม UPD ปรับปรุง หรือกด(F4) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการปรับปรุงข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าต้องการปรับปรุงให้ OK ถ้าไม่ต้องการกด CANCEL
5. กลับสู่เมนูย่อยกดปุ่ม ปิด เมนูย่อย หรือกด (F12)
6. ถ้าต้องการทำรายการใหม่ให้กดปุ่ม ยกเลิก รายการใหม่ หรือกด (F5) แล้วทำซ้ำข้อ2-5
TIP
ช่องผู้แต่งสำนักพิมพ์ สามารถกดชื่อย่อหน้าแล้วกดลูกศรเลื่อนลงเพื่อแสดงรายการที่มีอยู่
และสามารถกดลูกศรเลือนลงที่คีย์บอร์ดเพื่อทำงานร่วมกันได้
การแจ้งหนังสือหาย เรียกหนังสือเล่มนั้นขึ้นมาพร้อมกดปุ่มยืนยันการสูญหาย
การเพิ่ม สำนักพิมพ์ ผู้แต่ง ประเภทหนังสือ
ข้อมูลสำนักพิมพ์ เป็นการกำหนดชื่อสำนักพิมพ์เพื่อการกรอกข้อมูลเวลาทำรหัสหนังสือใหม่และการค้นหาหนังสือจะทำได้ง่ายขึ้น
ข้อมูลผู้แต่งหนังสือ เป็นการกำหนดข้อมูลของผู้แต่งหนังสือ เพื่อการกรอกข้อมูลเวลาทำรหัสหนังสือใหม่และการค้นหาหนังสือจะทำได้ง่ายขึ้น
ประเภทหนังสือ เป็นการจัดกลุ่มของหนังสือว่าอยู่ในประเภทใดเพื่ใช้ในการทำรหัสหนังสือ เช่น กลุ่มการ์ตูนชาย กลุ่มนิตยสาร ฯลฯ
ข้อมูลสมาชิก เป็นการเรียกดูข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับสมาชิก หน้าจอปรากฏเหมือนการเพิ่มสมาชิกใหม่ ซึ่งสามารถปรับปรุงแก้ไขและลบ ได้ การเพิ่มสมาชิกใหม่
1. การกำหนดรหัสสมาชิก เราสามารถกำหนดตามที่ต้องการได้
ซึ่งจะรองรับกับการใช้รหัสบาร์โค๊ดทำบัตรสมาชิกแก่ลูกค้าจึง(แนะนำว่าควรใช้งานที่ 6 หลักใช้เมาส์คลิกที่ช่องรหัสสมาชิกให้ปรากฎเคอร์เซอร์ที่ช่องว่างพิมพ์รหัสสมาชิกลงในช่องว่าง
2. กรอกข้อมูลเกี่ยวกับประวัติของสมาชิกให้ครบทุกช่อง เพื่อความสะดวกในการติดตามลูก
ค้าในกรณีที่เกิดปัญหาต่างๆ
3. เมื่อกรอกเรียบร้อย ทำการบันทึกข้อมูลโดยคลิกเมาส์ที่ปุ่ม SAVE เก็บข้อมูล หรือกด(F2)
4. หากต้องการเพิ่มสมาชิกใหม่คนต่อไป ให้คลิกที่ปุ่ม ยกเลิก รายการใหม่ หรือกด(F5)
(โปรแกรมจะตั้งรหัสสมาชิกให้อัตโนมัติซึ่งจะต่อจากสมาชิกรายล่าสุดแล้วทำซ้ำข้อและ4
5. หากต้องการลบ สมาชิก ออกจากโปรแกรมให้ใส่รหัสสมาชิกนั้นลงไปในช่องรหัสสมาชิก
หรือชื่อสมาชิกในช่องชื่อสมาชิกแล้ว กด enter จะปรากฎชื่อและประวัติของสมาชิกรายนั้น คลิกที่ปุ่ม DEL ลบข้อมูล หรือกด(F3) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการลบข้อมูลหรือไม่ อีกครั้ง ถ้าต้องการลบให้ OK ถ้าไม่ต้องการลบกด CANCEL
6. หากต้องการแก้ไขข้อมูลสมาชิก ให้ใส่รหัสสมาชิกที่ต้องการนั้นลงไปในช่องรหัสสมาชิก
หรือชื่อสมาชิกในช่องชื่อสมาชิกแล้ว กด enter จะปรากฎชื่อและประวัติของสมาชิกรายนั้น ทำการแก้ไขข้อมูลตามที่ต้องการได้ คลิกที่ปุ่ม UPD ปรับปรุง หรือกด(F4) โปรแกรมจะปรากฎหน้าต่าง เพื่อยืนยัน ต้องการปรับปรุงข้อมูลนี้หรือไม่ ถ้าต้องการปรับปรุงให้ OK ถ้าไม่ต้องการกด CANCEL
7. ถ้าต้องการดูข้อมูลรายชื่อและรหัสสมาชิกทั้งหมดให้คลิกที่ปุ่ม ALL ข้อมูลทั้งหมด หรือกด
(F1)
8. กลับเข้าสู่เมนูหลักกดปุ่ม ปิดกลับเมนูหลัก หรือกด (F12)
ข้อมูลค่าใช้จ่าย เป็นการบันทึกข้อมูลค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับร้าน และใช้ตรวจสอบรายละเอียดข้อมูลได้
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
เลือกประเภทค่าใช้จ่าย แล้วตามด้วยใส่รายละเอียดค่าใช้จ่าย ตามด้วยจำนวนเงินหลังจากกรอกข้อมูลครบถ้วนแล้ว กดบันทึกเพื่อจัดเก็บข้อมูล
ปุ่มลบ เพียงกดชื่อที่ค่าใช้จ่ายจะลบ จนข้อมูลกลับมาแสดงที่ช่องรายละเอียด ก็สามารถกดลบข้อมูลได้
ปุ่มปรับปรุง เพียงกดชื่อที่ค่าใช้จ่ายจะปรับปรุง จนข้อมูลกลับมาแสดงที่ช่องรายละเอียด ก็สามารถกรอกข้อมูลใหม่เพื่อปรับปรุงจพนวนราคาได้แล้วกดปุ่มปรับปรุง
การเพิ่มประเภทค่าใช้จ่ายสามารถ กดที่ปุ่ม เพิ่มชื่อค่าใช้จ่ายได้ ตามรูป
ปุ่มยกเลิก เป็นเพียงปุ่มกดล้างข้อความในช่อง
ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
กำหนดรหัสผู้ใช้ เป็นการกำหนดผู้ใช้งานโปรแกรมนี้ ซึ่งเจ้าของร้านจะต้องกำหนดเป็นsupervisor ซึ่งจะมีหน้าที่ควบคุมและตรวจสอบข้อมูลได้ลึกกว่าผู้ดูแลร้านทั่วไปหรือลูกจ้าง รหัสผู้ใช้งาน คือusername หรือรหัสที่ใช้งานที่จำง่าย ส่วนรหัสผ่านสำหรับเข้าสู่ระบบควรตั้งเฉพาะแต่ละรหัสผู้ใช้งานเพื่อป้องกันการแก้ไขข้อมูล ใส่ชื่อ –สกุลจริงของผู้ใช้งานให้ตรงกับรหัสผู้ใช้เพื่อใช้ในการตรวจสอบว่าใครเป็นผู้ใช้งานระบบขณะนั้น (สำหรับลูกจ้างไม่ต้องใส่รหัส supervisor )เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยต้องจัดเก็บข้อมูลทุกครั้ง ซึ่งในส่วนนี้สามารถ แก้ไขปรับปรุง ลบข้อมูล เพิ่มรายการใหม่ได้
ดังรูป
เปลี่ยนรหัสผ่าน supervisor ในส่วนนี้เป็นส่วนเฉพาะของเจ้าของร้านเท่านั้นที่ทราบรหัสsupervisor เดิม แล้วต้องการเปลี่ยนรหัส supervisor ใหม่
ดังรูป
วิเคราะห์ข้อมูลประจำวัน
ในส่วนนี้จะใช้งานได้เฉพาะผู้ที่มีรหัส Supervisor เท่านั้น กำหนดวันที่ต้องการสอบถาม เพื่อ
สอบถามการทำงานโดยละเอียดของผู้ใช้ระบบในส่วนต่างๆ(สามารถป้องกันการทุจริตของลูกจ้างได้ดังนี้
หนังสือออกจากร้าน/รับเงินประกันหนังสือ
หนังสือออกจากร้าน ซึ่งแสดง รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ สมาชิก ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้
รับเงินประกันหนังสือ ซึ่งจะแสดง รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก เงินประกัน ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
สอบถามหนังสือคืน/คิดค่าเช่า/คืนเงินประกันประจำวัน
หนังสือคืนเข้าร้าน เป็นการรายงานหนังสือที่คืนเข้าร้านอย่างละเอียด ซึ่งจะแสดง รหัส ชื่อหนังสือ สมาชิก ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
รับค่าเช่าหนังสือ เป็นการรายงานการรับค่าเช่าหนังสือที่เข้าร้านอย่างละเอียด ซึ่งจะแสดง รหัส ชื่อสมาชิก รับค่าเช่า ให้ส่วนลด ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
คืนเงินประกันหนังสือ เป็นการรายงานการคืนเงินประกันแก่สมาชิกโดยละเอียดซึ่งแสดง รหัส ชื่อสมาชิก เงินประกัน ผู้ใช้งานระบบ เวลาที่ใช้งาน
สอบถามการทำงานโดยละเอียดผู้ใช้ระบบ
เป็นการตรวจสอบการทำงานของผู้ใช้งานระบบหรือลูกจ้างโดยละเอียดนั่นเอง โดยใช้
ข้อมูลรหัสผู้ใช้ระบบหรือชื่อผู้ใช้ แล้วทำการตรวจสอบ ได้ดังนี้
ข้อมูลหลักระบบ เป็นการแสดงตารางการรับงาน ดังนี้
1. แฟ้มข้อมูล : (ตัวอย่างเพิ่มข้อมูลประเภทการเช่า
2. รายละเอียด : (ตัวอย่าง)บัตรข้าราชการ
3. เวลา : (ตัวอย่าง) 11:16
รายการประจำวันหนังสือ เป็นการแสดงการทำรายการประจำวันของผู้ใช้ เกี่ยวข้องกับสมาชิกใดบ้าง แสดงตารางการทำงาน ดังนี้ รหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ สมาชิก เช่า/คืน เวลา
ตรวจสอบประวัติของหนังสือ
ว่าถูกยืมไปโดยผู้เช่าคนไหนบ้าง
รายงานการรับค่าเช่าของพนักงาน เป็นการสรุปการรับเงินของพนักงานใช้ระบบ สารามถตรวจสอบโดยกำหนดเป็นช่วงวันได้
 ภาพรวมกิจการตรวจสอบระบบได้ในหน้าเดียวกัน

การกำหนดโปรโมชั่น

รับ/คืนเงินประกันหนังสือ เป็นการแสดงการทำรายการ การรับ/คืนเงินประกันหนังสือ โดยแสดงเป็นตาราง โดยมี รหัสสมาชิก ชื่อสมาชิก เงินประกันรับ เงินประกันคืน เวลาที่ใช้งาน
รับค่าเช่าหนังสือ เป็นการแสดงการทำรายการการับเงินจากลูกค้าของลูกจ้างหรือผู้ใช้ระบบ โดยแสดงเป็นตาราง รหัส 

การกำหนดเรต 1 คือการเปิดเงื่อนไขแรก
อาทิ เรตที่1 ค่าเช่า เกิน 30 บาท สามารถเช่าหนังสือได้จำนวนรวม 3วัน
เรตที่สอง หาก เกิน50 บาท สามารถเช่าได้ 5 วัน
หากไม่ต้องการใช้โปรโมชั่นนี้ ให้ตั้งค่า ที่ค่าเช่าเกินที่ 999 ทั้งสองเรต
2.โปรโมชั่นพิเศษเช่าร้านเดียวกันทั้งร้านและกำหนดเล่มแถม
การใช้งาน เพียงกดปุ่ม เพื่อเปิดสถานการณ์ใช้งาน
ราคาค่าเช่าทั้งร้านจะเป็นราคาที่กำหนดดั้งรูปกับหนังสือทุกเล่ม
ที่ราคา ดังภาพตัวอย่างที่
ค่าเช่า 2 บาท ทุกเล่ม
ยืมได้จำนวน 2 วันทุกเล่ม
ค่าปรับราคา 1บาททุกเล่ม
ทั้งนี้ทั้งสามารถกำหนดการใช้งานเองได้ อิสระตามโปรโมชั่นที่ท่านได้กำหนดเอง
ระบบจำนวนยืม
ดั้งรูปกำหนดให้ยืมจำนวน5 เล่มฟรี1 เล่ม ท่านสามารถกำหนดเปลี่ยนได้เองอิสระ
หลังจากเปลีร่ยนแปลงให้ทำการกดปุ่มบันทึก เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลงโปรโมชั่นของร้านท่าน
3.กำหนดแต้มสะสมจากราคาค่าเช่า
ดังรูป
ทุกค่าเช่า 10 บาท สมาชิกจะได้แต้มสะสม 1 แต้มท่านสามารถเปลี่ยนแปลงได้เองอิสระ
อาทิ ยอดค่าเช่าสมาชิก 1000 หากท่านตั้ง 10บาทต่อ 1แต้ม สมาชิกท่านนี้จะมี 100 แต้ม
หากวันใดท่านกำหนดแต้ม 1บาท ต่อ1 แต้ม สมาชิกท่านนี้จะมี 1000 แต้มในระบบ
หากต้องการยืนยันการเปลี่ยนแปลง
กดปุ่มบันทึก
4.การกำหนดของรางวัล
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
กำหนด รหัสรางวัล ตามด้วยชื่อ รางวัล และจำนวนแต้มที่ใช้แลกรางวัล
กดปุ่มบันทึกเพื่อรางวัลเข้าสู่ระบบ
หากต้องการลบรางวัล ให้ทำการกดที่ชื่อรางวัลที่แสดงในรายการโดยการคลิ๊กที่ชื่อรางวัล จนชื่อรางวัลแสดงในช่องชื่อรางวัล แล้วทำกด กดปุ่มลบ
ปุ่มยกเลิก เป็นเพียงปุ่มกดล้างข้อความในช่อง
ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
4.การกำหนดวันหยุด
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
เลือกปฏิทินกำหนดวันที่ต้องการหยุด แล้วกดบักทึก (สามารถบันทึกล่วงหน้าตามวันที่ต้องการได้)
ปุ่มค้นหา หากเรากดปุ่มจะแสดงรายละเอียดวันที่เราได้กำหนดวันหยุดไว้ทั้งหมด
ปุ่มลบ ท่านสามารถค้นหาวันหยุดจากปุ่มค้นหา แล้วทำการคลิ๊กวันหยุดที่ต้องการจะลบ แล้วลบวันที่เราหยุดได้
ปุ่มยกเลิก เป็นเพียงปุ่มกดล้างข้อความในช่อง
ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
5.กำหนดเปลี่ยนแปลงราคาทั้งหมด
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
เลือกประเภทหนังสือที่ต้องการทำการเปลี่ยนแปลงราคา
ราคาปก ให้เปลี่ยนแปลงเฉพาะประเภทนี้ที่มีราคาปกที่กำหนด เช่นในรูป 40 บาท
ให้เป็น ค่าเช่า ยืม:วัน ค่าปรับ ตามที่กำหนด
กดปุ่มดำเนินการเพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง
ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
5.กำหนดแต้มสะสมใหม่
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
ใส่รหัสเจ้าของกิรการให้ถูกต้อง หากไม่ถูกต้องโปรแกรมจะแจ้งเตือน
กดยืนยันการตั้งค่าใหม่
ระบบจะทำการ รีเซตค่าเช่าสะสมสมาชิกทุกราย เท่ากับ 0
-ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
รายงานการวิเคราะห์
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
กดปุ่มแสดงเพื่อแสดงรายงานจากการค้นหานั้นๆ หากต้องการแสดงรายชื่อหนังสือทั้งให้เว้นว่างไว้ทุกช่องแล้วกดปุ่มแสดง
ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
ลบข้อมูลออกจากระบบ ส่วนนี้จะใช้งานได้เมื่อเข้าสู่ระบบโดยผู้ที่ใช้รหัส supervisor
เท่านั้น การใช้งานในส่วนนี้พึงระวังเพระาถ้าหากลบข้อมูลออกจากระบบแล้วนั่นหมายความว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบทุกอย่างถูกลบออกหมด
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
ปุ่มลบคือการยืนยันการทำงาน
ปิด ออกจากการทำงานหน้านี้
จบการทำงาน
Log-off ผู้ใช้ระบบ เป็นการออกจากระบบโดยผู้ใช้คนเดิม ซึ่งผู้ใช้ระบบคนต่อไปจะต้องทำ
การ Log-on เข้าสู่ระบบโดยใส่รหัสชื่อ รหัสผ่านระบบของตนเองลงไปเพื่อใช้งานระบบ
ออกจากโปรแกรม เป็นการจบการทำงานของระบบ หรือออกจากระบบ
BkrentGroup Software & Service
ระบบสำรองข้อมูล
-วีธีการใช้
ให้สร้างโฟลเดอร์ใน d: ชื่อ โฟลเดอร์ สำรองฐานข้อมูล
เมื่อกดสำรองข้อมูลข้อมูล จะทำการ copy มาไว้ที่
D:สำรองฐานข้อมูล
ดังรูป
วิธีการใช้งาน
กดทำงานเพื่อทำการสำรองข้อมูล หลังจากกดสำรองข้อมูล ถูกต้องจะแจ้งตามภาพว่า
เสร็จสิ้นขั้นตอนการสำรองไฟล์
ระบบยืม-คืน
เป็นระบบช่วยยืมคืนได้พร้อมกันโดยไม่ต้องปิดหน้าใดหน้าหนึ่งช่วยทำงานได้ตามภาพ
ส่วนขั้นตอนการทำงานเหมือนการยืมคืนแบบปกติ
ดังรูป
อ้างอิงค์ http://www.main.bkrent.com/index.php?option=com_content&view=article&id=11%3A2011-06-09-10-07-50

        อ้างอิงค์ http://wwwmepeorrain.blogspot.com/





ไม่มีความคิดเห็น:

แสดงความคิดเห็น